تريلو Trello: دليلك الشامل لإدارة المشاريع وتنظيم المهام بسهولة وكفاءة

تريلو (Trello) هو أحد أشهر تطبيقات إدارة المشاريع وتنظيم المهام التي تتميز بواجهة بسيطة ومرنة تناسب الأفراد والفرق على حد سواء

يعتمد تريلو على مفهوم الـ”كانبان” (Kanban)، والذي يسهل عملية تنظيم وإدارة العمل من خلال بطاقات تفاعلية ومقسمة إلى قوائم مختلفة، مما يجعل متابعة سير العمل أكثر فعالية وسلاسة.

أهمية Trello في إدارة المشاريع وتنظيم الوقت

يُستخدم Trello على نطاق واسع من قِبل الشركات، وفرق العمل، وأصحاب المشاريع الصغيرة، وأيضًا للأغراض الشخصية، وذلك لقدرته على:

• تنظيم الأفكار والمشاريع: يمكنك استخدام Trello لإنشاء مجالس عمل (Boards) تمثل المشاريع المختلفة، ثم تقسيمها إلى قوائم (Lists) تُمثل مراحل سير العمل.
• تخصيص المهام: يمكنك استخدام البطاقات (Cards) لتخصيص المهام داخل القوائم، ومنح كل بطاقة وصفًا وتاريخ استحقاق، كما يمكن إضافة أعضاء لبطاقات المهام لتحديد المسؤول عن كل مهمة.
• التعاون الفعّال: يوفر Trello أدوات تعاون مدمجة، حيث يُمكنك إضافة تعليقات، وإرفاق ملفات، وتوجيه الإشعارات للأعضاء، مما يجعله مثاليًا لإدارة الفرق عن بُعد.

شرح طريقة استخدام Trello وميزاته المجانية بالتفصيل

تريلو متاح بعدة خطط سعرية ولكنه أيضًا متاح مجانًا، لذا دعنا نبدأ بشرح طريقة إنشاء الحساب والميزات المجانية ل Trello

التسجيل وإنشاء حساب

للبدء، قم بزيارة الموقع الرسمي لتريلو ستجد مربع لإدخال بريدك الإلكتروني، قم بملئ الحقل وإضغط على التسجيل – إنه مجاني Sign up – it’s free!

سيتم إعادة توجيهك لتسجيل حساب أطلاسيان Atlassian وهو الحساب الذي يمكنك إستخدامه للدخول على تريلو، جيرا، وغيرها من منتجات أطلاسيان، بالظبط كما أن البريد الإلكتروني جيميل يمكنك إستخدامه للوتيوب، والجيميل، وغيرها من خدمات جوجل.

الأن لديك خيارات متعددة لإنشاء حسابك، منها إدخال بريدك الإلكتروني يدويًا في الحقل بالأعلى وإكمال إدخال باقي البيانات المطلوبة يدويًا مثل الباسورد وغيره، أو يمكنك إعتماد طرق التسجيل السهلة بإستخدام حساب جوجل أو غيرها من الحسابات الخاصة بك والمتوفر كخيار تسجيل كما بالصورة بالأعلى، سنقوم بإكمال الشرح بالطريقة المبسطة بإستخدام حساب جوجل (يجب أن يكون فعليًا الحساب مفتووح على متصفحك أو ستحتاج للدخول إليه أولًا).

قم بالضغط عل جوجل أو أي خيار مشابه وستجد الخطوات تقريبًا واحدة، النافذة التالية ستظهر لك كالتالي:

ستظهر لك نافذة تسألك عن حساب جوجل الذي ترغب بإستخدامه في التسجيل، لو كان لديك أكثر من حساب سيظهر لك في القائمة، هنا في الصورة يوجد بريد إلكتروني واحد وقد أخفينا بعض الحروف منه، قم أنت بالضغط على بريدك الإلكتروني لإختياره.

ستظهر لك الصفحة التالية والتي تؤكد عليك البيانات وتطلب منك تأكيد إنشاء الحساب وتقول لك إنه بنفس هذا الحساب يمكنك إستخدام منتجات Trello, Ajira وغيرهم من منتجات أطلاسيان.

قم بالضغط على Create Your Account

مبروك، تم إنشاء حسابك بنجاح وسيتم توجيهك الأن إلى واجهة إنشاء فريقك في تريلو (يمكنك تجاهل هذه الخطوة وتأجيلها إذا أردت بالضغط على Skip)

بشكل عام فإن واجهة الإعداد لفريقك هذه تسألك أسئلة عامة مثل فيما ستستخدم حسابك، دعنا نتجاهل هذه الخطوة الأن بالضغط على Skip

السؤال الثاني هو عن إسم أول بورد لك Board على تريلو، يمكنك أيضًا تجاهل ذلك بالضغط على Skip.

كما يمكنك أن تدعو أفراد فريق العمل لحسابك الأن أو أن تقوم بتأجيل ذلك أيضًا لما بعد، دعنا نضغط Skip مجددًا

وبالطبع لن يغفل على شركة ضخمة بهذا الشكل أن تسوق لنفسها ومميزاتها برمجياتها من خلال جعلك تسعى للحصول على تجربة مجانية فريدة للحساب المدفوع من نوع Premium مع توضيح مميزاته والفرق بينه وبين المجاني.

في الحقيقة سنتجاهل ذلك أيضًا، وستجد أنك الأن في واجهة حسابك في تريلو بداخل أول ووركسبيس لك بإسم Trello Workspace وأنت بداخل البورد الإفتراضي أيضًا له بإسم My Trello Board

وستجده مقسمًا لك كما بالصورة التالية

كملحوظات هامة بعد التسجيل عن الووركسبيس والبورد الإفتراضيين، يمكنك الضغط على أسمائهم وتغيير الأسماء بما ترغب بدون مشكلة، ويمكنك حذفهم أيضًا كما ترغب أو إنشاء أكثر من بورد ، بل ويمكنك إنشاء أكثر من ووركسبيس وكل ووركسبيس بأكثر من بورد، وكل ذلك قادم في شروحات تفصيلية بإذن الله.

إدارة وإضافة القوائم (Lists)

كما بالصورة السابقة للبورد الإفتراضي، وضح لك تريلو أيضًا شكل القوائم بأن قام بصنع قوائم إفتراضية لك بأسماء:

To do – Doing – Done

يمكنك التحكم في أسماء هذه القوائم، ويمكنك حذفهم أو إضافة قوائم جديدة، ويمكنك تغيير ترتيبهم بالسحب والإدراج بسهولة.

لنفترض إن البورد الجديد فارغ تمامًا ولا يوجد به أي قوائم، أو إنك قمت بإنشاء بورد جديدة، بمجرد إنشاء اللوحة، ستظهر لك واجهة فارغة. يمكنك إضافة قوائم مثل “المهام”، “قيد العمل”، “مؤجل” ، و”تم الإنجاز” أو أي تقسيمات أخرى تناسب مشروعك. وذلك من خلال الضغط على “Add a list” لإضافة قوائم جديدة.

إنشاء وإدارة البطاقات (Cards)

تُعتبر البطاقات هي الجوهر الأساسي في Trello. أضف بطاقة لكل مهمة تحتاج تنفيذها، ثم اسحبها من قائمة لأخرى بناءً على تقدم العمل. ويمكنك النقر على البطاقة لإضافة المزيد من التفاصيل مثل الوصف، وتاريخ الاستحقاق، وأعضاء الفريق، وملفات مرفقة.

ومن المؤكد إنك لاحظت وجود مجموعة بطاقات إفتراضية في البورد الإفتراضي بالأعلى مثل بطاقة Project Planning المتاحة في قائمة To do ، ويمكنك عند بدء العمل بها أن تقوم بسحبها لقائمة Doing ليعلم فريقك إنها ما يجب العمل عليه الأن، وكذلك يمكنك تحديد أفراد الفريق المسئولين عن إنجازها، والوقت الذي من المفترض أن هذه المهمة بدأت فيه ووقت النهاية وغيره.

دعني ألخص لك أهم ما يمكنك فعله في البطاقات بالحساب المجاني:

• إضافة أعضاء للفريق: يمكنك دعوة الأعضاء إلى اللوحة والعمل معهم. اضغط على “Invite” في أعلى اللوحة لإضافة أعضاء عبر البريد الإلكتروني.
• استخدام التسميات (Labels): لتسهيل عملية تتبع المهام، يمكنك إضافة تسميات ملونة تعبر عن أنواع مختلفة من المهام أو مستوى الأولوية.
• المرفقات: يمكنك إرفاق ملفات من جهازك، أو من خدمات التخزين السحابية مثل جوجل درايف.
• التعليقات والإشعارات: كل بطاقة تحتوي على حقل تعليقات يمكن لجميع الأعضاء التفاعل فيه، كما يتم إرسال الإشعارات إلى الأعضاء المشاركين عند وجود تحديثات.
• تخصيص تواريخ الاستحقاق: حدد موعدًا نهائيًا لإنجاز المهمة عبر “Due Date”، وسيقوم Trello بإرسال إشعار تنبيهي عند اقتراب الموعد.

قائمة المهام المرجعية Checklist داخل البطاقات

إذا كانت المهمة تحتوي على خطوات متعددة، يمكنك إضافة قائمة مرجعية داخل البطاقة وتحديد الخطوات الواجب اتباعها. يتم ذلك بالضغط على مفتاح Checklist من داخل البطاقة وعمل إسم لقائمة الخطوات تلك أو ترك الإسم الإفتراضي والبدء بإضافة هذه الخطوات به.

استخدام القوالب (Templates)

يوفر Trello مجموعة من القوالب الجاهزة مثل “إدارة المشاريع” و”تنظيم المناسبات” وغيرها، يمكنك استيرادها واستخدامها كأساس لإنشاء لوحتك الخاصة.

ربط تطبيقات خارجية (Power-Ups)

ضمن الخطط المجانية، يمكنك استخدام Power-Ups محدودة مثل تكامل تقويم جوجل، مما يتيح لك متابعة تواريخ المهام والمواعيد النهائية مباشرةً.

الخدمات المنافسة المشابهة لـ Trello

هناك عدة تطبيقات منافسة تقدم خدمات مشابهة لتريلو، ومنها:

• أسانا (Asana): يقدم ميزات قوية لإدارة المشاريع الكبيرة مع خيارات أكثر تفصيلًا لتتبع تقدم المهام.
• مايكروسوفت بلانر (Microsoft Planner): مدمج مع خدمات مايكروسوفت 365 ويوفر نظام كانبان مشابه لتريلو.
• ClickUp: تطبيق شامل لإدارة المشاريع، يحتوي على العديد من الأدوات لتنظيم سير العمل والمهام.
• Notion: تطبيق لإدارة الملاحظات والمشاريع بشكل مرن للغاية، يمكنك من تخصيص اللوحات والبناء عليها بحرية.

أسعار خطط Trello

هناك 4 أنواع حالية من خطط تريلو، وهي:

الخطة المجانية

تُعد مثالية للاستخدام الشخصي وللشركات الصغيرة، حيث توفر ميزات مثل عدد غير محدود من اللوحات، البطاقات، القوائم، ودعوة الأعضاء. كما يمكنك استخدام Power-Up واحد لكل لوحة.

خطة Trello Standard

بتكلفة 5 دولارات شهريًا للفرد (عند الفوترة السنوية)، تقدم ميزات إضافية مثل القوائم المرجعية المتقدمة، وعمليات الأتمتة عبر Butler.

خطة Trello Premium

بتكلفة 10 دولارات شهريًا للفرد (عند الفوترة السنوية)، تتضمن ميزات مثل العرض الزمني (Timeline)، والتقويم، وعرض الخريطة، بالإضافة إلى المزيد من عمليات Power-Ups، والأمان المتقدم.

خطة Trello Enterprise

مصممة للشركات الكبيرة، وتبدأ من 17.50 دولارًا شهريًا للفرد (عند الفوترة السنوية)، مع ميزات أمان وتحكم متقدمة.

هل أحتاج إلى الخطة المدفوعة لتريلو؟

يعتمد ذلك على حاجتك للميزات المتوفرة في الخطط المدفوعة، تشمل هذه المميزات:

• أتمتة العمليات عبر “Butler” بشكل أكثر تقدمًا.
• استخدام عدد غير محدود من الـ Power-Ups في كل لوحة.
• خيارات عرض مختلفة للوحة مثل التقويم والجدول الزمني.

في النهاية نرغب بأن نقول أن Trello يُعتبر أداة إدارة مشاريع رائعة وسهلة الاستخدام، ويوفر العديد من الميزات التي تجعل إدارة المهام وتنظيم سير العمل أمرًا ممتعًا وفعالًا. النسخة المجانية توفر جميع الأدوات الأساسية التي تحتاجها لإدارة المشاريع اليومية، مما يجعلها خيارًا مثاليًا للأفراد، وأصحاب الأعمال الصغيرة، وفرق العمل.